Kurumsallaşma; bir işletmenin, faaliyetlerini kişilerin varlığına bağımlı olmadan sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapı oluşturması olarak tanımlanabilir.
Farklı bir bakış açısıyla kurumsallaşma, işletmenin tüm stratejik kararlarına ve faaliyetlerine yön veren vizyon, ana amacı ve üstlendiği ana görevini tanımlayan misyon, faaliyetlerini yürütürken uyacağını beyan ettiği kavramları içeren ilke ve değerler, faaliyetini yürütürken izlediği yol ve yöntemleri yansıtan politikalar ve hedeflerine ulaşmak için sürdüreceği uygulamalar açısından belirli bir niteliğe, canlılığa ve sürekliliğe sahip olmasıdır.
Kurumsallaşmanın temel amacı, firmanın (patron, yönetici, kritik personel vb.) kişilerden ve onların “kendi becerilerine bağlı icra yöntemlerinden” bağımsız hale gelmesi ve sürekliliğinin sağlanmasıdır. Bu, işletmenin önemli noktalarında insanın olmayacağı değil, fakat onlar olmadığında aksama yaşanmadan her şeyin kaldığı yerden devam edebilmesi anlamına gelir. Özetle temel işletme fonksiyonlarının doğru olarak uygulanması söz konusudur.
| Planlama | Organize Etme | Yürütme | Kontrol |
| Neredeyiz? | Nasıl? | Uygulama nasıl? | Sonuçları değerleme nasıl? |
| Nereye ulaşmak istiyoruz? | Örgüt yapısı | Yetkilendirme | Performans standartlarını belirleme |
| Durum analizi | Görev ve yetkiler | Karar verme | |
| Misyon | Sorumluluklar | Lider anlayışı | Sapmaları ölçme ve değerleme |
| Vizyon | Yapısal ilişkiler | Takım çalışması | |
| Amaç ve hedefler | Doğru adamı seçme ve atama | Aktif katılım | Düzeltici önlemler alma |
| Bütçeler | Yönetici eğitimi ve geliştirme |
Kurumsallaşma çalışmalarında, bu kavramın bir süreç olduğu ve süreç yönetimi prensiplerine göre yürütülmesi gerektiği kabul edildikten sonra, doğal olarak bu sürecin adımlarının planlanması ve uygulamaya geçilmesi gerekecektir. Kurumsallaşmayı bir süreç olarak planlayıp yola koyulurken, muhakkak ayağı yere basan bir “Yol Haritası” belirlenmelidir. Ayağın yere basmasından kasıt, haritanın “SMART” prensibine uygun olarak tasarlanmasıdır.
SMART;
S - (Specific) hedefi ve metotları net bir şekilde belirlenmiş,
M - (Measurable) çıktıları nitelik ya da nicelik açısından ölçülebilir,
A - (Achievable) insan yeteneğiyle ulaşılabilir ve gerekli tüm kaynakları temin edilebilecek,
R - (Relevant) varılmak istenen hedefle ilgili olması ve
T - (Time Limited) zaman ile sınırlı demektir.
Kurumsallaşmada İzlenecek Süreç
1.Adım: Durum tespiti
İlk etapta şirketin durum tespiti yapılıp kurumsallaşma konusunda hangi aşamada olduğu belirlenir. Bir aile şirketi ise aile bireylerinin şirketteki görevleri ve yetkileri ortaya konuluyor. Şirket sahipleri, şirketin bilançosunu, satışlarını, karını, zararını ve organizasyon yapısını ortaya koyarlar.
2.Adım: Karar mekanizması
İkinci adımda şirket sahiplerinden karar mekanizmasını çalıştırmaları istenir. Firma birden çok alanda faaliyet gösteriyorsa bu alanlardan ilerlemek istedikleri alan belirlenir. Ufuklarını belirleyen yöneticiler, kaynaklarını ortaya koyup ilerlemek istedikleri alanlar için yeterince kaynaklan olup olmadığını görmelidirler.
3.Adım: SWOT analizi
Kurumsallaşmanın üçüncü aşamasında şirket yöneticilerine "şirketin nerede olduğunu biliyor musunuz?" sorusu sorulur. Şirket yöneticileri bu doğrultuda SWOT analizi yaparak şirketlerinin sektördeki yerini, durumunu tespit ederler.
Bu analizle birlikte şirketin hangi alanda genişlemesi, hangi alanlardan çıkması gerektiği ortaya konulur.
Böylece şirketin yatırıma devam edeceği alan ve ne gibi yatırımlar yapabileceği tespit edilip uygulamaya geçmek için adım atılır.
SWOT analizi hakkında bilgi için: http://tantalosmaket.blogspot.com/2009/06/swot-analizi.html
4.Adım: Misyon ve vizyon
Kurumsallaşmak için çalışmalara başlayan şirket, önündeki gelecek 5 yıl için misyon ve vizyon belirtmelidir. Misyon ve vizyon ile birlikte bu doğrultuda gelecek 5 yılın yol haritası çıkartılır. Kısa ve uzun vadeli hedefler ortaya konulur.
Büyüme planı çerçevesinde yapılacak yatırımlar, atılacak adımlar tek tek belirlenip bir plan çıkartılır.
Bununla birlikte organizasyondaki çalışanların eğitimlerine önem verilerek verimliliklerinin artırılması sağlanmalıdır.
5.Adım: Stratejik yönetim
Şirket son olarak da yönetim kurulundan en alt birimine kadar stratejik bir yönetim planı oluşturur. Bu plan çerçevesinde örneğin yönetim kurulunda ve aktif olarak yönetimin içinde genel müdür, genel müdür yardımcısı gibi görevleri olan şirket sahibi ve çocukları gerekli görülürse şirket yönetimindeki görevlerinden çekilirler.
Aile bireylerinden şirkete yararlı olabileceği tespit edilenler şirketin yönetiminde kalabilir. Eğer yeterli görül
mezlerse sadece yönetim kurulundaki görevlerine devam ederler.
Çerçevenin Çizilmesi:
| Kuruluşun varoluş gerekçesi | Misyon ve ilkeler | Şirketin ulaşmak istediği yer |
| Temel ilkeler | ||
| Arzu edilen gelecek | Vizyon | |
| Orta vadede ulaşılacak amaçlar | Stratejik amaç ve hedefler | |
| Belirli, somut ve ölçülebilir hedefler |
Planlama:
| Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri | Faaliyet ve projeler |
| Ayrıntılı iş planları | |
| Bütçeleme |
Gerekli görülmesi halinde şirketin yönetim kuruluna dışarıdan yeni yönetim kurulu üyesi ya da üyeleri alınabilmektedir. Bu sayede yönetim kurulunun daha demokratik ve yeni fikirlere açık bir hale gelmesi sağlanır.
Kurumsallaşma çerçevesinde yönetim kurulunun yetkileri sınırlanır. Yetkiler şirketin kademeleri arasında paylaştırılır. Böylece yönetim kurulunun her soruna değil, büyük sorunlara ve şirketin istikbaline ilişkin kararlara odaklanması sağlanır.
Örneğin; bütçede olmak şartıyla 150 bin dolara kadar olan yatırımların kararının genel müdür tarafından alınmasına, daha üzeri yatırımların da yönetim kuruluna taşınması kararlaştırılabilir.
Başarı Değerlemesi ve Kontrol:
Raporlama | İzleme |
Karşılaştırma | |
Geri besleme | |
Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi | Değerleme ve performans ölçümü |
Performans göstergeleri | |
Performans yönetimi |
Kurumsallaşmanın Olası Yararları
*Kontrolü sağlamak kolaylaşır
*Is bölümü daha sağlıklı isler
*Örgüt daha düzenli, sistemli çalışır
*İsletmenin büyümesi sağlanır
*İsletmenin ve islerin devamlılığı sağlanır.
*İsletme sahipleri ve yöneticiler kendi isleri için zaman bulur.
*İsletme hedeflerine ulaşmak kolaylaşır.
*Hata yapma oranı düşer.
*İşler ehil olanlarca yerine getirilir.
*Yetki sorumluluk alanları daha açıktır.
*Is planları daha açıktır.
*Yetki/sorumluluk denkliği sağlanır.
*Dışa açılmak kolaylaşır.
*Kararlar daha kolay alınır.
*Farklı bakış açıları ortaya çıkar.
*Verimlilik artar.
Kurumsallaşma Sürecinin Önündeki Zorluklar
*Personele karşı güven eksikliği
*Yöneticilerin eski düşüncelere sıkı sıkıya bağlı olması
*işletme sahiplerinin iknasının güç olması,
*işletme sahiplerinin işletmeyi ve işleri sürekli kontrol isteği, yetki devrine yanaşmamaları
*Kurumsallaşmaya yönelik inancın olmaması, kurumsallaşmanın tepe yönetimi tarafından benimsenmemesi,
*Profesyonellere müdahale,
*Denetimin elden gideceği korkusu,
*Sahip ve yöneticilerin kendilerini yeterli görmeleri,
*Mevcut yapıyı değiştirmenin çok zaman alması ve parasal kaynak gerektirmesi,
*Personel bulma sıkıntısı,
*Kuşaklar arası çatışmalar,
*Aile ilişkilerinin baskın olması,
*Otokratik yönetim tarzının egemenliği,
*Yeniliklerden korkma.
Kurumsallaşmış işletmelerin Özellikleri
*Rahat çalışma ortamlarının varlığı; gözetimci, işlere müdahil olmayan yönetim.
*Bağımsız bir yapı; değişime açık çalışanlar.
*işletme daha biçimsel bir yapıya sahiptir
*Yetki sorumluluk alanları belli, kiminle muhatap olunacağı belli. Tek kişiye bağımlılık yoktur.
*Şirketin temsili profesyonel yöneticilerle yapılır. Profesyonel bir kadro isin basındadır. işlere ve olaylara profesyonel bir gözle bakılır.
*Düzgün bir organizasyon seması, tanımlı görevler vardır.
*Büyüme süreklidir, işletme kârlıdır, işletme piyasada tanınır, çalışma sistemini oturtmuştur.
*Hangi durumda nasıl davranılacağı bellidir.
*Standartlar oturmuştur.
*Süreçler hızlı işler, kararlar hızlı alınır.
*Şirket anayasası vardır
Kurumsallaşmanın Olası Sakıncaları
*KIT’lesme ortaya çıkar, çalışanlar yalnızca kendi islerine odaklaşır.
*[İsletme sahipleri için] Kontrol elden gidebilir.
*Kurumsallaşma sürecinin maliyeti yüksektir.
*Karar alma süreci uzar.
*Sistemin yavaşlaması.
*Tekrarlar artar.
*Koordinasyon eksikliği bas gösterir
*İşlere patron [isletme sahibi] gözüyle bakılmaz.
*Monoton bir is ortamı ortaya çıkar.
*İsletme sahipleri isletme ölçeğinde kapsamlı düşünmeyi bırakırlar.
*Çalışanlar hantallaşır.
*Aşırı fonksiyonel bir yapı ortaya çıkar.
Örnek Aile Şirketi Anayasası Formatı
1. Aile anayasasının gerekçesi
2. Anayasanın amacı
3. Anayasanın tarafları
4. Anayasadaki tanımlar
5. Aile değerlerinin tanımları
6. Aile şirketi olarak değerler
7. Şirket sahiplerinin amaçları
8. Aile organları
9. Şirketin vizyonu
10. İnsan kaynakları politikası
11. Sosyal sorumluluk politikası
12. Şirketin yönetim kurulu ve üst yönetim
13. Şirketin mali kaynaklarından ödünç alma-borçlanma; şirkete borç verme
14. Şirketin temsili
15. Ailenin yönetimi
16. Hissedarların ve ortaklık yapısının düzenlenmesi,
17. Hisse devri
18. İşletme İsmi ve markanın korunması
19. İşletme varlıklarının mülkiyeti ve korunması
20. Şirket değerinin belirlenmesi
21. Ailede oluşan değişiklik ve gelişmeler doğrultusunda “Anayasanın” güncellenmesi
22. Yürürlük tarihi
23. Anayasanın ekleri
Dünyada Kurumsal Yönetim: Gelişmeler
Rusya:
Anonim Şirketler Kanunu'na 15 Mart 2004 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere önemli bazı yeni düzenlemeler getirilmiştir. Söz konusu düzenlemeler şu değişiklikleri içermektedir:
*Yönetim kurulu seçiminde kümülatif oy prosedürü, tüm anonim şirketlerde zorunlu hale getirilmiştir. Bu sistemde ortakların oy hakları, hisse sayısıyla seçilecek yönetim kurulu üye sayısının çarpımına göre belirlenmektedir. Ortaklar, bu şekilde hesaplanan oy haklarını tek bir aday için kullanabilecekleri gibi birden fazla aday arasında da dağıtabilecektir.
*Yönetim kurulları için en az üye sayısı, beş kişi olarak belirlenmiştir.
*Yönetim kurulu üyeleri sadece toplu olarak görevden alınabilecektir.
*"Yönetim kurulu üyelerinin seçimi" gündemiyle toplanan olağanüstü genel kurullar, en az 50 gün önceden bildirilmek zorundadır.
İsveç:
21 Nisan 2004 tarihinde, Kod Grubu adı verilen çalışma grubu tarafından "İsveç Kurumsal Yönetim Kodu" önerisi sunulmuştur. Şirketler koda uymaya zorunlu tutulmamakla birlikte, farklı bir uygulama gerçekleştirdiklerinde bunun nedenini belirtmeleri gerekecektir. Yatırımcıların aktif bir rol üstlenebileceği koşulları hazırlamak, hissedarlar, tepe yönetim ve yönetim kurulu arasında güç dengesi sağlamak, hissedarlara eşit davranma ve şeffaflık ilkelerini yerleştirmek amacıyla geliştirilen kodun 2005 yılı başında uygulamaya konması planlanmaktadır.
Portekiz:
Portekiz hükümeti 8 Mayıs 2004 tarihinde finansal teminat sözleşmesiyle ilgili bir kanun hükmünde kararname yayınlamıştır. Kararnamede sözleşmenin tarafları finansal kuruluşlar ve teminat konusu finansal araçlar olarak tanımlanmaktadır. Söz konusu düzenlemeyle, finansal teminat sözleşmelerinin daha kolay sonuçlandırılması, teminatın hızlandırılması, ilgili piyasalarda likiditenin artması ve yatırımcı güveninin geliştirilmesi hedeflenmektedir.
Güney Kore:
Güney Kore hükümeti, tasarruf bankalarında alınan hisselerin bildirilmesi kuralının ihlalinde görülen artış nedeniyle yeni bir takım önlemler almıştır. Söz konusu ihlaller, tasarruf bankalarının büyük ortaklarına kredi sınırlandırması getirilmesini güçleştirmektedir. Tasarruf bankalarında hisse alan yatırımcıların birikimlerini başka kişilerin adına kaydettirerek olduğundan düşük gösterme eğilimde olduğu ifade edilmektedir. Yeni düzenlemeyle birlikte, birikimlerinin gerçek tutarını bildirmeyen yatırımcıların oy kullanma hakkı askıya alınmaktadır. Ayrıca, bu durumdan haberdar olan banka yöneticileri için de yasal yaptırımlar getirilmiştir.
Danimarka:
Finansal Üst Kurul, bankaların müşterileri adına portföy yönetimi anlaşması çerçevesinde gerçekleştirdiği işlemlerde, müşteri söz konusu hisse hakkında inside bilgiye sahip olsa dahi insider trading yasağı uygulanmamasına karar vermiştir. Ancak, söz konusu durumun insider trading olarak değerlendirilmemesi için müşterinin bankanın ilgili işlemle ilgili kararını etkilememiş olması gerekmektedir. Ayrıca, ödüllendirme sistemi çerçevesinde kendilerine hisse senedi opsiyonu sağlanan yöneticilerin de, bu opsiyonu değerlendirdiklerinde inside bilgiye sahip olsalar dahi insider trading yasağını ihlal etmiş sayılmamalarına karar verilmiştir. Finansal üst kurul, insider trading ihlali olup olmadığı değerlendirmesinin hisse senedi opsiyonunun uygulandığı tarih için değil, yöneticilere bu hakkın tanındığı tarih için yapılabileceğini açıklamıştır. Bankaların müşterileri adına gerçekleştirdiği işlemlerle ilgili düzenleme olumlu karşılanırken, hisse senedi opsiyonlarıyla ilgili ikinci düzenleme uzmanlar tarafından eleştirilmektedir.
Kanada:
Yakın dönemde alınan bir mahkeme kararı, yönetim kurulu üyelerinin ve üst düzey yöneticilerin kişisel sorumluluğundaki artışı bir kez daha ortaya koymaktadır. Danier şirketinin ilk halka arzıyla ilgili finansal projeksiyonların gerçeği yansıtmadığı ve yatırımcıları yanlış yönlendirdiği gerekçesiyle üst düzey yöneticilere karşı açılan bir davada CEO ve CFO, Ontario Yüksek Mahkemesince sorumlu tutuldu. Mahkeme, satın alma sırasında bir yanlış yönlendirme olup olmadığını değerlendirirken, (i) finansal projeksiyonların gerekli özen ve dikkatle hazırlanıp hazırlanmadığı, (ii) yönetimin söz konusu projeksiyonlara inanıp inanmadığı, (iii) yönetimin inancının gerçekçi olup olmadığı ve (iv) yönetimin, projeksiyonların tutmamasına yol açacak etkenlerin farkında olup olmadığı kriterlerini dikkate almıştır.
Çin:
Önümüzdeki yasama döneminde, Şirketler Kanunu'yla ilgili yeni düzenlemelerin Çin Halk Cumhuriyeti Ulusal Kongresi gündemine alınması beklenmektedir. Söz konusu düzenlemeler dünyadaki trendlere uygun olarak limited şirketlerin bir kişi tarafından kurulabilmesine olanak tanımayı amaçlamaktadır. Ayrıca, mevcut yasalar uyarınca bir şirketin başka bir şirkette net varlıklarının %50'sinin üzerinde yatırım yapmasını yasaklayan kuralın kaldırılması beklenmektedir.
Finlandiya:
Finlandiya'da hisse senedi piyalarının İskandinav ve Baltık ülkeleriyle koordinasyonu çerçevesinde, 27 Eylül 2004 tarihinden itibaren Norex kuralları uygulanmaya başlanmıştır. Bu tarihten itibaren Helsinki, Tallin ve Riga borsalarında Stockholm Borsası elektronik ticaret sisteminin kullanılmasına başlanmış ve borsaların açılış saatleri uyumlu hale getirilmiştir. Koordinasyon çalışmalarının sonraki adımında, Helsinki Borsası'nda blok alım satım, bilgilendirme sorumluluğu ve insider tradingle ilgili kuralların Norex üyesi ülkelere uyumlu hale getirilmesi planlanmaktadır.
Japonya:
Japonya'da, 2009 yılından itibaren halka açık şirketlerin hisseleri için sertifika çıkarılmamasına karar verildi. Beş yıl içinde geliştirilecek yeni bir sistemle hisse alım satımları sertifikaların fiziksel olarak el değiştirmesi yerine, ilgili tarafların hesaplarındaki borç / alacak kayıtlarıyla yürütülecek ve sertifikalar geçersiz sayılacaktır.
KURUMSAL KİMLİK
Kurumsal kimlik, pazarlamada, bir kurumun görünen yüzüne verilen isimdir. Kurumun kendini ifade etme şeklidir. Bu ifade belli sınırları çizilmiş ve genellikle değişmez bir ifadedir. Kurumu anımsatacak bir tasarımın ne ölçülerde ve nasıl kullanılması gerektiğini belirten kurumsal kimlik kitabı bu sistemin vazgeçilmez öğesidir. Öyle ki bir kurumsal kimlik tasarımı içinde amblem (logo) den ofis dizaynına, çalışanların giyim kuşamından araç üstü giydirmeye, antetli kâğıttan, tabelaya, web sitesinden vefat ilanlarına, ambalaj dizaynından faaliyet raporuna kadar her şeyin ne ölçülerde ve nasıl kullanılacağı belirtilmiştir.
Kurumsal kimlik kurumun imzasıdır ve bu yönüyle değişime kapalıdır. Belli dönemlerde firma ve tasarımcıların ortak çalışmasıyla değiştirilebilmesine rağmen firma kurumsal kimlik ile oluşturduğu imajı sıklıkla değiştirmek istemez.
Kurumsal kimlik firma için oluşturduğu imajla, tüketicinin aklına kazınır. Bu yönüyle firmanın reklam yatırımlarının başarılı olmasının sağlayan çalışmalardan biridir.
Kurumsal kimlik bir firmanın sektörel varlığını oluşturmak, güçlendirmek ve rakiplerinden ayrılmasını sağlamak için en önemli unsurdur. Kurumsal kimlik çalışması, bir firmanın öncelikle adının belleklere yerleşmesini ve firmanın imajını en kısa yoldan hedef kitlesine ulaşmasını sağlar. Rakiplerinden ayrıldığı pozitif yönlerini ortaya çıkarırken; kalite, güven ve sağlamlık gibi olumlu özelliklerinin ilk izlenimlerini verir.
İyi hazırlanmış Kurumsal Kimlik bir firmaya şunları sağlar:
*Firma adının belleklere yerleşmesi
*Firma özelliklerinin görsel hızda aktarılması (dinamizm, yenilikçilik vb.)
*Ürün ve hizmetlerin kalite garantisi
*Ürün ve hizmetlerin doğası ve sektörel konumları hakkında ilk bilgileri iletmesi
*İlk bakışta rakiplerden ayrılma
Kurumsal kimlik çalışması kapsamında düşünülmesi gereken materyaller 2 bölümde incelenmelidir;
1- Kurum içi
*Amblem / Logotayp kullanım standartları
*Antetli kağıt tasarımı
*Devam kağıdı tasarımı
*Zarf tasarımı
*Kartvizit tasarımı
*Dosya tasarımı
*Bloknot tasarımı
*Haberleşme formları
*Kurum içi yönlendirmeleri
*Muhasebe dokümantasyonlarının tasarımı (Fatura, İrsaliye, Makbuz vb...)
*Şirket giyim ve davranış kuralları
*Dijital materyallerin tasarımı
*Kurumsal kimlik kullanım standartları kılavuzu
2-Kurum dışı;
*Araç / filo tasarımları
*Bina cephesi ve iç tasarımı
*Tanıtım materyalleri (Katalog, broşür, insert, kit vb...)
*Gazete, dergi ve/veya diğer tanıtım materyalleri
*Kurumsal web projesi
Başarılı bir kurumsal kimlik çalışması için olmazsa olmazlar:
Başarılı bir kurumsal kimlik çalışması için, olmazsa olmaz olarak nitelendirilmesi gereken tek şey, kurumla ilgili tüm verilerin eksiksiz ortaya konmasıdır. Bir kurum; bir anlayış, bir kültür, bir geçmiş ve bir hedef içerir. Kurumla ilgili fikirleri tartarken bu kurumun tüm içeriğini anlamak gerekir.
KAYNAKLAR
http://www.webhatti.com/ansiklopedi/124510-kurumsallasma-nedir.html
www.hayriulgen.com/html/STKlarda_Stratejik_Yonetim_ve_Lions.ppt
http://www.webhatti.com/ansiklopedi/124510-kurumsallasma-nedir.html
http://www.ikademi.com/stratejik-yonetim/864-5-adimda-kurumsallasma.html
ULUKAN Cemil, Girişimcilerin ve Profesyonel Yöneticilerin Kurumsallaşma Perspektifi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi,2005/2, syf 29-42
http://www.cgscenter.org/doc/E-book_4.%20Bask%C4%B1_Tan%C4%B1t%C4%B1m_Katalogu.pdf
http://kurumsallasma.com/HABER003.htm
http://tr.wikipedia.org/wiki/Kurumsal_kimlik
http://www.3nokta.net/kurumsalkimlik/kurumsal-kimlik.html
http://www.parnas.com.tr/sf-index-of-Kurumsal_Kimlik-cp-429_430.htm
http://www.grafikerler.net/kurumsal-kimlik-nedir-t222.html
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder